Внедрение АСУ: последнее слово остается за Человеком?

Когда группа «миссионеров» подготовлена, можно начинать планомерное «обращение в веру». К сожалению, многие руководители недооценивают значение информационной кампании как инструмента управления, в том числе при внедрении любых изменений. Однако, предоставляя сотрудникам полную информацию о планируемых действиях и обсуждая с ними возможные проблем и пути их преодоления, можно добиться гораздо больших результатов, чем с помощью угроз увольнения или обещаний выдать премии.

Информационная кампания по своему содержанию должна подразделяться на логические этапы:
– объяснение, почему изменения необходимы и неизбежны;
– разъяснение целей, к которым следует двигаться, и обсуждение, каким образом это лучше делать;
– определение задач, которые необходимо решать каждому;
– регулярное информирование о достигнутых промежуточных результатах.

Интересным способом запуска проекта может стать, например, «информационная ярмарка», нацеленная на то, чтобы «продать» проект сотрудникам компании. В ней должны быть представлены все направления проекта, его влияние на будущее организации и т. д. Но, самое главное, важно создать доброжелательную атмосферу, в которой сотрудники могут без боязни задать все беспокоящие их вопросы и получить на них ответы.

Чтобы информация достигла каждого сотрудника, необходимо использовать все возможные виды информационных каналов – от собраний с участием высшего руководства до внутрифирменных газет и электронной почты. Обязательной составляющей информационной компании должна быть так называемая обратная связь, то есть возможность для сотрудников высказать свое мнение о происходящем, предложить свои идеи, выплеснуть эмоции... Ведь для многих внедрение информационной системы связано со страхом: одни боятся потерять рабочее место из-за недостатка квалификации, другие опасаются, что не смогут научиться пользоваться новой системой, третьих выбивает из колеи перспектива отказа от привычной практики работы (подробнее см.: Т. Андреева. «Управление персоналом в период организационных изменений» // Деловой Петербург – Персонал. – Ноябрь 2001)…

Среди методов обратной связи и эмоциональной поддержки можно привести в пример «хорошего и плохого полицейского». Один из них провоцирует сотрудника на отрицательную реакцию на новую систему, сам реагируя достаточно корректно, но без индивидуального подхода; второй же должен внимательно и рассудительно выслушивать каждого, сочувствуя конкретной ситуации и используя индивидуальный подход.

Последний из названных этапов – информирование о промежуточных достижениях – имеет важное значение, так как сотрудникам психологически сложно преодолевать трудности сегодня ради результата, который станет осязаемым через 2 года. Поэтому проект следует разделен на подэтапы, завершение каждого из которых должно формулироваться как достижение каких-то положительных результатов и доводиться до сведения всех сотрудников.