Лидеры бухгалтерского ПО высшего класса
Энтони Бэзил, Луи Папа, Рэнди Джонсон
Начало в выпусках: #189
Приступаем к испытаниям
Множество информации о поставщиках бухгалтерского ПО можно найти на сайтах в Интернете. Изучите все об оставшихся кандидатах, делая подробные заметки.
Переговорите с каждым поставщиком, запросите последние брошюры (и, если можно, демо-версии). Тут к вам сразу нагрянут торговые представители вот почему стоит заранее исключить заведомо ненужные варианты.
С учетом уже полученных знаний и опыта составьте окончательный список системных требований к новому ПО.
Найдите лучших реселлеров продукта и проведите демонстрации. Дайте поставщикам список характеристик, которые нужно представить в деле, и время, чтобы показать особенности продукта. На демонстрацию обычно уходит 2 4 часа, но если проводить ее по полной программе, это может занять часов восемь.
Спросите о методологии инсталляции, о статистике сдачи в срок, узнайте для справки адреса трех-пяти клиентов. Прежде чем ударить по рукам, попросите поставщиков указать, каким специалистам поручат эту работу, какова их квалификация и насколько они доступны. Поставщик должен установить тестовую копию продукта, чтобы вы могли ее оценить в его отсутствие.
Полезно дополнительно испытать ПО, но помните при этом, что пользователи могут не уметь с ним работать. Возникающие проблемы записывайте и обращайтесь к реселлеру или консультанту. Обновляйте список достоинств и недостатков каждого продукта на основе тестов. Включайте субъективную информацию о работе, внешнем виде, ощущениях и простоте.
В ответ на ваш официальный запрос реселлер должен представить подробный отчет с указанием всех функций, точных цен, сроков и методологии реализации и обучения. Подготавливая коммерческое предложение, он потратит много времени на оценку организации и опрос персонала. Большинству компаний такое предложение ни к чему, но у некоторых это принято. Государственные учреждения обязаны официально подавать заявку.
Перед принятием окончательного решения юридический отдел должен изучить все документы и контракты, в том числе договор о постоянном сопровождении. Узнайте стоимость сопровождения, юридические меры на случай отказа ПО, права собственности на данные (иногда поставщики всякими хитростями добиваются неясности в отношении прав собственности на информацию компаний).
На чужих ошибках
Благодаря развитию технологий теперь вместо прямого приобретения можно обойтись арендой системы, размещенной у поставщика. Поставщик услуг приложений (ASP) управляет приложением из центра данных по глобальной сети, обеспечивая его функциями многие объекты. Хостинг серьезно экономит затраты, повышает скорость развертывания, снижает риск и улучшает безопасность.
Визит в офисы разработчика ПО и реселлера дадут уверенность в том, что им хватит ресурсов для удовлетворения ваших постоянных потребностей. Эта предосторожность вряд ли так уж необходима, но помогает избежать дорогих ошибок. Прежде чем принимать окончательное решение, узнайте пропускную способность и мощности реселлера в плане внедрения предложенного решения.
Если вы предполагаете внедрять систему в нескольких местах, попросите представить график Ганта с кривой внедрения и указанием персонала по всем пунктам. Заставьте реселлера уточнить эти детали, прежде чем примете окончательное решение: он может оказаться не в курсе важных оперативных вопросов.
На этом этапе задайте простые вопросы клиентам, которых рекомендовал поставщик:
- используете ли вы ПО такой-то фирмы?
- когда вы его установили?
- кто провел инсталляцию (названия компании и реселлера)?
- хорошо ли они справились с работой? В срок ли сдали?
- довольны ли вы продуктом?
- есть ли у вас проблемы с ним?
Не все делятся мнением охотно и честно. Кто-то промолчит, опасаясь иска. Остерегайтесь, если отвечают подозрительно кратко или избегают подробностей. Несколько положительных рекомендаций позволяют предположить, что продукт неплохой. Отрицательные отзывы означают, что это либо «хороший продукт, плохой реселлер», либо «плохой продукт, хороший реселлер».
Решение. Если в вашем списке все еще более одного варианта, примите решение по заранее намеченным критериям. Если это не помогает, выберите продукт, который проще использовать, который основан на самой перспективной технологии, имеет лучшие функции отчетности или лучше адаптируется к будущим потребностям компании. Обязательно учтите возможности реселлера: это может стать важнейшим фактором успеха.
Планирование. Обычно на оценку, выбор и внедрение новой системы для крупной компании уходит от 12 до 18 месяцев:
- анализ потребностей – 120–150 дней;
- определение технических требований или подача заявки – 120–180 дней;
- переговоры и отбор поставщика – 120–180 дней;
- процесс внедрения и обучения – 120–180 дней.