Когда все решает подход

Можно выделить два основных подхода к проектированию современных информационных систем: структурный и процессный. Первый основан на использовании организационной структуры предприятия - проектирование информационной системы идет по подразделениям. Технологии деятельности всего предприятия в этом случае описываются через технологии работы его отделов. Главным недостатком этого подхода является привязка к организационной структуре, которая довольно часто меняется, так что в проект информационной системы тоже приходится вносить изменения.

Несколько иначе обстоит дело при процессном подходе, когда предприятие рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых бизнес-процессов. Бизнес-процессы, в отличие от организационной структуры, меняются достаточно редко.

Процессный подход выявляет необходимость перехода на так называемое "тонкое" производство, или "тонкую" ресурсосберегающую структуру (Lean production). Основные черты этой реорганизации:

• широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
• уменьшение количества уровней принятия решения;
• сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
• повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг.

Процессный подход к анализу, моделированию бизнес-процессов и последующей разработке требований к информационным системам позволяет оперативно изменять и дорабатывать технологии, безболезненно (без остановки производства) модернизировать информационную систему предприятия.

Рассмотрим, как применяется процессный подход, на примере деревообрабатывающего комбината. Анализ организационной структуры и финансово-хозяйственной деятельности предприятия позволяет выделить два вида бизнес-процессов: основные (в результате их выполнения осуществляется покрытие затрат и формируется прибыль) и обеспечивающие.

В число основных бизнес-процессов входят: производство фанеры, производство товаров народного потребления (ТНП) и изделий из отходов производства, реализация продукции и осуществление бартерных сделок. К обеспечивающим бизнес-процессам относятся: финансовое, информационное, юридическое и хозяйственное обеспечение, оперативное планирование, транспортировка, управление персоналом, бухгалтерский учет и отчетность, обеспечение качества, строительство, делопроизводство и др.

Для всех бизнес-процессов должны быть разработаны соответствующие функционально-информационные модели. Они могут использоваться для:

• определения трудоемкости бизнес-процессов и трудозатрат их участников, а также разработки рекомендаций по реорганизации производства;- функционально-стоимостного анализа эффективности выполнения бизнес-процессов структурными подразделениями комбината;
• оценки себестоимости производства;
• разработки системы планирования (бюджетирования) по структурным подразделениям комбината;
• осуществления текущего контроля над процессом выполнения бюджетов;
• разработки системы документооборота комбината;
• разработки проекта корпоративной информационной системы, регламентирующего состав и структуру автоматизированных рабочих мест, их функции и техническое оснащение подразделений.

Обычно бизнес-процессы представляют в широко известной нотации функционального моделирования IDEF0, реализованной в ряде программных продуктов (например, Bpwin и Design/IDEF). Данное представление наилучшим образом подходит для анализа на концептуальном уровне с целью формирования требований к информационной системе. Однако для всестороннего анализа бизнес-процессов с использованием различных методологий целесообразно применять интегрированное ПО, например ARIS Toolset.

Архитектура ARIS (Architecture of Integrated Information System) - это совокупность технологий, которые обеспечивают проектирование и создание интегрированных информационных систем на основе анализа производственных бизнес-процессов. Использование ARIS-технологий имеет ряд преимуществ для создания системы управления качеством как составной части системы управления предприятием.

Рассмотрим порядок разработки предложений на примере обеспечивающего бизнес-процесса "Снабжение лесосырьем и ТМЦ". Допустим, в результате анализа существующей технологии выполнения этого бизнес-процесса выявлены следующие его функции:

• отслеживание складских остатков;
• формирование обобщенных заявок подразделений;
• организация закупок лесосырья;
• организация закупок ТМЦ;
• организация доставки лесосырья;
• отслеживание поставок;
• обобщение информации и формирование отчетных документов.

При обследовании технологии работы основных участников бизнес-процесса: отдела леса и отдела материально-технического снабжения (ОМТС) определяются значения временных затрат по каждому виду работ. Полученные параметры вводятся в блоки функционально-информационной модели бизнес-процесса, в результате чего формируется его функционально-стоимостная модель.

Обработав полученную с помощью этой модели информацию, можно оценить трудоемкость выполнения отдельных функций бизнес-процесса "Снабжение лесосырьем и ТМЦ" и трудозатраты его участников (в данном случае - отдела леса, ОМТС и автотранспортного цеха).

Предположим, что наиболее затратными действиями является организация доставки лесосырья и ТМЦ (из-за нерациональной схемы использования автотранспорта).

Обнаружена высокая загруженность автотранспортного цеха при доставке лесосырья и ТМЦ (см. Диаграмму 1). Увеличение доли доставки силами поставщиков (в частности, железнодорожным транспортом) приведет к ликвидации этой проблемы.

Перераспределение функций приводит к уменьшению трудозатрат по доставке лесосырья в среднем на 30% для отдела леса (Диаграмма 2) и на 70% для автотранспортного цеха. Освободившиеся трудовые резервы отдела леса можно использовать для отслеживания складских остатков, осуществления более эффективных схем работы с поставщиками, контроля поставок, обобщения информации и формирования отчетных документов.

Еще одним важным результатом, который можно получить, используя функционально-информационные модели бизнес-процессов, является проект информационной системы комбината. В него входят:- состав и структура автоматизированных рабочих мест (АРМ);

• рекомендации по совершенствованию состава технических и программных средств АРМ;
• состав и структура прикладных задач;
• функционально-информационные спецификации АРМ.

Подробно функции и документы, входящие в состав отдельных прикладных задач, обычно описываются в спецификациях АРМ в одном из разделов cистемного проекта.

Практика ведения консалтинговых проектов показывает, что процессный подход к проектированию, анализу и оценке бизнес-процессов позволяет сопровождать, оперативно изменять и корректировать технологии производства, а также безболезненно модернизировать информационную систему предприятия. Использование специализированных инструментальных CASE-средств (например, серии ARIS) дает возможность эффективно применять процессный подход для разработки и совершенствования процессно-ориентированной системы управления предприятием, в соответствии с международными стандартами (например, серии ISO 9000).