Методика ускоренного закрытия учетного периода
Алиса Фирсова
финансовый аналитик компании Кодак в России
Начало в выпусках: #143
Работа с базами данных: локальная, GAAP/IAS
Остановимся более подробно на операциях каждого дня закрытия.
День первый - работа в локальной базе. С помощью стандартной процедуры пользователь осуществляет импорт зарплаты из модуля Расчета заработной платы. Затем надо ввести все банковские выписки за последний день отчетного периода и выполнить выверку клиентских счетов.
Следующий шаг - завершение операций отчетного периода. Данные экспортируются из локальной базы в базу данных GAAP/IAS.
День второй - работа с базой данных GAAP/IAS. Пользователь должен произвести выверку балансовых счетов локальной базы данных и базы данных GAAP/IAS и переоценить рублевые статьи баланса.
Затем надо начислить необходимые резервы и произвести реклассификацию (выверку) балансовых счетов (активы/пассивы), а при необходимости и реклассификацию расходов. Кроме того, выполняется выверка состояния складов.
Производственным компаниям, использующим ПО от Robertson & Blums Corporation - RB Manufacturing (Производство на предприятии), следует закрыть счета Work in Progress.
В итоге данные из базы GAAP/IAS экспортируются в консолидированную базу.
День третий - работа с консолидированной базой. Производится реклассификация Accounts Receivable по категориям старения (выверка клиентских счетов на наличие просроченной задолженности), а также формирование резерва на "плохие долги".
Используя функциональные возможности модуля Общие распределения, необходимо выполнить аллокацию общих расходов на центры затрат и перераспределение расходов, отнесенных на центры затрат, на направления деятельности - аллокации SADA.
Аллокации SADA
Аббревиатура SADA расшифровывается как Sales Advertising Distribution Administration.
Эти четыре категории охватывают все возможные виды расходов любой компании, отнесенные на направления бизнеса.
Административные расходы, в свою очередь, могут подразделяться на: Sales Administration, Advertising Administration, Distribution Administration или Local Administration, Regional Administration, Corporate administration и т. д., в зависимости от требований корпорации.
Концепция SADA заключается в перераспределении (аллокировании) расходов, изначально отнесенных на центры затрат, на различные направления бизнеса. Это позволяет компании значительно расширить возможности финансового анализа, сосредоточиться на изучении прибыльности каждого направления бизнеса. При этом сохраняется возможность анализа информации по центрам затрат.
Существует несколько способов перераспределения расходов. Для создания пропорции можно использовать:
- реализацию (каждый месяц пропорция будет меняться);
- memo счет (в начале года на нем задается пропорция, остающаяся неизменной в течение всего года);
- комбинацию двух предыдущих показателей.
Все операции по аллокации выполняются с помощью модуля Общие распределения, который автоматизирует процесс.
Завершение и заключение
День четвертый - полностью посвящен составлению финансовой отчетности.
Благодаря использованию консолидированной базы данных, процесс составления отчетности значительно упрощается. Отчеты из одного источника можно получать в любом "разрезе" (по вертикали - по регионам, по горизонтали - по видам деятельности компании) и с различной глубиной анализа (в целом по компании; по регионам; по локальным офисам; консолидированный отчет по всем видам деятельности, отдельным направлениям, видам продукции).
Приведенная методика не требует больших материальных и физических затрат. Однако чтобы выполнить работы, необходимые для ее внедрения, в короткий срок и без ущерба для достоверности информации, компания должна строго придерживаться следующих требований к вводу первичных данных:
- четкое определение глубины анализа информации для каждой группы счетов;
- разработка средств, обеспечивающих ввод нужной аналитики;
- создание и ведение базы процедур, доступной каждому пользователю (цель - снизить вероятность ошибочного ввода информации в систему);
- обеспечение индивидуального доступа каждого оператора к функциям и настройкам системы, необходимым для выполнения работы.