Промежуточный отчет - основные моменты

Резюме для руководства содержит краткое (не более трех страниц) изложение сути промежуточного отчета. Оно должно быть убедительным. Подробности и анализ того, что вы написали в резюме, входят в главную часть промежуточного отчета.

Чтобы повысить эффективность резюме, сначала заполните все остальные разделы отчета. Затем представьте, что вы в лифте и кто-то просит вас кратко изложить результаты проекта по реинжинирингу. Вот это упражнение на пару минут и есть составление резюме.

Главная тема резюме для руководства - финансовая польза для организации. Чтобы проиллюстрировать свои доводы, кратко перечислите все пункты промежуточного отчета.

Реинжиниринг обычно проводят из-за тех или иных проблем: возникают ошибки, недовольны клиенты, снижается прибыль, недорабатывают сотрудники Какова бы ни была причина, хороший промежуточный отчет начинается с тщательного разбора вопросов, стоящих перед организацией, и с вывода о том, что не так, что нарушено или не работает.

Хорошо проведенная оценка ситуации освещает прошлые, настоящие и будущие проблемы, связанные с:

• производительностью
• клиентами;
• работниками;
• конкурентами;
• отраслевыми и рыночными тенденциями.

В разделе "Описание проекта" указывается цель мероприятий по реинжинирингу. Обозначьте охваченные процессы, системы и структуры. Перечислите работу, выполненную командой. Включите обзор значимых лиц, для которых проводится данное мероприятие (клиенты, руководство и т. д.).

Этот раздел описывает конечное состояние, к которому желательно придти в результате мероприятий по BPR. Сюда надо включить разработку планов или постановку целей.

Подробное изложение решения знакомит со всеми его аспектами, включая:

• изменения в организации (люди, культура, обучение и т. д.);
• изменения в процессах;
• изменения во вспомогательных системах.

Важно представить решение с точки зрения тех, кто получит от него пользу. Если цель BPR - улучшить качество услуг клиентам, излагайте решение с точки зрения клиента. Подробности должны ясно указывать, как будут ликвидированы выявленные проблемы.

Рассмотрите альтернативы предложенному решению. В этом разделе можно описать, что произойдет с организацией, если проект не будет осуществлен (нулевой вариант). Обсуждение ранее предпринятых и неудавшихся попыток уместно, если поможет обосновать необходимость мероприятий по BPR. Это нужно, если предыдущие меры были косметическими, в противоположность реинжинирингу.

В отчете следует дать оценку всех предполагаемых расходов по проекту. Сюда входят затраты на команду, развитие, обеспечение качества, испытания, параллельные операции в переходный период, внедрение. Раздел также должен включать все постоянные расходы на обслуживание или административные издержки. Просчитайте, как внедрение отразится на работе. В этот раздел войдет также снижение производительности или необходимость временного найма взамен специалистов, проходящих обучение.

В следующем разделе стоит количественно и качественно проанализировать преимущества, упомянутые в описании решения. Сюда надо включить: снижение затрат, рост доходов и удовлетворенности клиентов, повышение сознательности в коллективе, снижение текучки кадров и т. д.

Для простоты восприятия разделите преимущества на категории. Некоторые промежуточные отчеты связывают преимущества непосредственно с пунктами решения, но это не всегда возможно. Другие способы классификации:

• по смежным областям (клиенты, развитие, услуги, и т. д.);
• по видам (снижение затрат, рост доходов и т. д.);
• по срокам получения (немедленно, через год, в будущем и т. д.).

Укажите в графике все основные этапы проекта: разработку, испытания, обучение, начальное выполнение, завершающую фазу. Продумайте, как каждый из них скажется на производительности и работе организации.

Большинство планов внедрения диктуются графиком разработки системы, так как он очень жесткий и от него многое зависит. Важно, чтобы команда продумала каждый пункт решения и назначила сроки выполнения, усилив преимущества и ослабив отрицательные последствия для организации.

Если во главу угла поставить конечную цель, это позволит расставить приоритеты в отношении различных этапов. Например, если основная задача - рационализировать эксплуатацию, то приоритетом будет быстрое внедрение автоматизированных функций. Привяжите затраты и преимущества к срокам выполнения.

Перечислите все допущения, сделанные вашей командой. Включите допущения, касающиеся:

• текущего состояния предприятия;
• состояния организаций, процессов и систем, находящихся за рамками проекта;
• констант, использованных при анализе затрат/преимуществ;
• сдачи промежуточного отчета и др.

Следует указать последствия, которые возникнут, если допущения окажутся неверными. Изучите риск выполнения. Выясните, что будет с организацией без преимуществ от мероприятия по реинжинирингу. Включите оценку рисков постоянной эксплуатации предприятия. Обсудите меры, которые следует принять, чтобы свести к минимуму или уменьшить все виды риска.

SWOT-анализ изучает сильные (Strengths) и слабые (Weaknesses) стороны, возможности (Opportunities) и опасности (Threats) предложенного решения. Покажите, как данное решение увеличит преимущества и уменьшит слабости организации. Назовите способ предотвратить опасности, возможные вследствие реализации проекта.

В разделе "Выводы и рекомендации" дается краткое изложение проблем, затрат и преимуществ решения. При помощи финансового анализа инвестиций докажите, что финансовые преимущества перевесят затраты. Создайте понимание важности проекта, повторно сформулировав его цель.

Об авторе: Нэнси Малюсо (Nancy Maluso) консультирует предприятия и группы реинжиниринга. Ее компетенция - помощь предприятиям в составлении планов по маркетингу и производству, бизнес-планов. На многих проектах по BPR она помогла составить промежуточный отчет, позволивший ее клиентам получить необходимые ресурсы для этих проектов.