Внедрение бухгалтерских систем

Успех перехода от старой системы автоматизациибухгалтерского учета к новой зависит от целогоряда решений, как стратегических, так иорганизационных. Эти решения принимаются врамках процесса внедрения системы. Внедрениеможно разделить на три основных этапа:

• планирование
• установка системы
• настройка и отладка

На этапе планирования необходимо выбратьпрограммное обеспечение и поставщика. Выборпрограммы осложнен тем, что все бухгалтерскиепрограммы среднего уровня обладают практическиодинаковым функциональным содержанием. С другойстороны, каждый пакет выделяется более глубокойпроработкой того или иного модуля.

Можно считать, что наличие в программеследующих возможностей может служитьдоказательством относительно сильно развитойфункциональности:

• Консолидация данных на уровне компании и отделов
• Операции с иностранной валютой - калькуляция себестоимости продукции и составление финансовой отчетности
• Настройка экрана - возможность добавления дополнительных полей и их расширения
• Складские операции - поддержание множественности цен на продукцию
• Реализация обмена данными в соответствии со стандартом EDI
• "Открытость" системы - обмен данными с другими программами

Первый шаг в процессе отбора - составлениеподробного списка всех функциональныхтребований компании к системе автоматизациибухучета. Каждый пункт этого списка необходимосравнить с возможностями каждой израссматриваемых программ. Для определениястепени соответствия программ выработаннымкритериям можно использовать рейтинговуюсистему.

Второе стратегически важное решение - выборпоставщика системы, компании, которая будетустанавливать и поддерживать систему. Поставщикдолжен иметь опыт внедрения и поддержкитребуемого программного обеспечения, а такжеобладать необходимыми ресурсами для внедрениясистемы с учетом структуры и размеров вашейорганизации.

На этапе планирования также необходимоопределить сроки внедрения, обсудить права иобязанности сторон (и заказчика и исполнителя),составить план работ и назначить лиц,ответственных за внедрение.

Для примера возьмем одну из наиболеедлительных процедур при переходе на новоепрограммное обеспечение - ввод и конвертациюданных. Какой объем данных необходимо вводитьвручную? Какие из существующих файлов данныхможно перенести в новую систему? Способ решенияэтих вопросов влияет на распределение людскихресурсов. Планирование людских ресурсов полезнодля определения расписания работ по проекту.Такое планирование должно быть организованопозадачно и включать в себя план работ длясотрудников поставщика и сотрудников компании.Тщательное планирование позволит поставщикувыделять требуемые людские ресурсы навыполнение вашего проекта в сроки,предусмотренные планом. Для определенияпоследовательности задач проекта вам необходимодетально обсудить с поставщиком распределениеобязанностей между сотрудниками обеих компаний.

Также на на этапе планирования необходимоопределить структуру административногоконтроля над проектом. Необходимо назначитьруководителя проекта, несущего основнуюответственность за его выполнение, а такжегруппу заместителей, отвечающих за контроль,планирование и взаимодействие. Руководительпроекта должен обсудить со своей группой вопросыпланирования проекта, его непосредственноговедения и отслеживания затрат, взаимодействия сруководством компании и конечнымипользователями, контроль выполнения проекта. Кактолько проектная группа вступает во владениепроектом, она становится основной движущей силойуспеха внедрения!