Оставьте в покое этот текстовый редактор! Итоговый отчет можно изменить за одну минуту!

Допустим, сделан вывод, что было бы полезно сформировать отдельный отчет о движении денежных средств, чтобы показать клиенту, почему, несмотря на получение большой прибыли, у него закончились средства на банковском счете. В данном случае экономия времени связана не только и не столько с возможностью добавить этот отчет к итоговому, сколько с вычислением показателей. Полчаса на подсчеты? Плюс десять минут, чтобы внести соответствующие изменения в итоговый отчет. И не забудьте также изменить страницу с оглавлением! А с помощью бухгалтерской программы - всего одна минута.

Предположим, что балансовый отчет был получен в текстовом редакторе, но все его строки не умещаются должным образом на одной странице. Ничего не остается, как вынести данные о расходах на отдельную страницу. Это потребует вставки новой страницы, и вновь, не забудьте обновить оглавление!

Допустим, что все изменения вносятся в текстовом редакторе. Что происходит после того, как итоговый отчет заново формируется с помощью данной программы? Все сделанные ранее изменения пропадают и их приходится вносить заново. Что происходит, если человек, который вносит эти изменения, не формирует окончательный вариант отчетов? Необходимо ли просто держать все эти изменения в уме или в файле будет сделано соответствующее примечание? Что будет в следующем году? Возможно, что примечания и другие изменения потребуется вносить заново.

Все приведенные выше примеры относились к вводу текста. Но что, если потребуется изменить числа? Например, стоимость товарно-материальных запасов увеличилась на 2 тыс. фунтов стерлингов. Это изменение можно внести в текстовом редакторе, но оно влияет на показатели товарно-материальных запасов в отчете о прибылях и убытках, а также на валовую прибыль, чистую прибыль до и после налогообложения, баланс и примечания к итоговому отчету. Если изменения вносятся в бухгалтерской программе, то все эти взаимосвязи учитываются, а в отчетах за следующий год появятся правильные данные. Время? - Одна минута! Если изменения вносятся в текстовом редакторе, то время уходит не только на эту операцию. Итоговый отчет необходимо проверять заново, поскольку все связанные с этой суммой математические подсчеты, сделанные ранее, будут недействительны.

Операторы, работающие с текстовым редактором, могут опасаться потерять свое рабочее место и менять что-либо просто для того, чтобы оправдать свое существование! Необходимо иметь возможность возврата к первоначальному варианту. Если изменения в тексте делаются постоянно, то программное обеспечение, как правило, содержит параметры, с помощью которых можно убрать коррективы. Внесение изменений могло бы превратиться в столь же простой процесс, как удаление или вставка одной или двух пустых строк на титульном листе или на странице с содержанием. Операторы должны иметь представление о возможностях современного программного обеспечения и не бояться отсылать отчетные документы обратно тому человеку, который их составил, если изменения, которые специальное приложение могло бы сделать за одну минуту, займут у них 10, 20, 30 минут и более.

Откиньтесь на спинку кресла, прежде чем загружать текстовый редактор и воспользоваться привычным, но потенциально дорогим инструментарием, и подумайте пару минут: "А не могла бы моя программа самостоятельно вносить все эти коррективы и таким образом высвободить время сотрудников фирмы для предоставления клиентам более качественных услуг?"