Лучше всех - EDS

Расчеты со служащими подверглись в EDS не меньшей перестройке, чем работа с клиентами. И опять, ключевой стала общая инфраструктура, поддерживающая технологию сервисов. По словам Гибсон, как только эта инфраструктура была создана, появилась возможность "навесить" на нее новый инструментарий и функции, например, совместно используемую базу данных с информацией о служащих, устройства автоматического контроля рабочего времени и непосредственное перечисление зарплаты на депозит.

На эту же инфраструктуру опирался переделанный процесс возмещения служащим их командировочных и представительских расходов. До проведения реинжиниринга обработкой возмещений занимались 18 отделов по расчетам с кредиторами. Расходы служащих возмещались двумя способами - предварительной выдачей денег и на основе изучения составленного служащими отчета.

Второй процесс занимал очень много времени. После совершения расхода в интересах бизнеса служащие заполняли трехстраничную бумажную форму. Квитанции (если было израсходовано более 25 долл.) должны были наклеиваться на белую бумагу и прикрепляться к форме. Потом эти документы направлялись по почте на утверждение соответствующему менеджеру центра затрат, а затем отсылались для обработки в один из отделов EDS, занимавшийся счетами кредиторов. И это еще не все. В отделе расчетов с кредиторами клерки должны были проверить полученную информацию, включая подписи, текущий остаток аванса, вычисления, квитанции и информацию о служащем, а затем ввести учетные данные по возмещению в платежную систему, чтобы напечатать чек. Эти чеки потом сортировались вручную, вкладывались в конверты и отправлялись по почте служащим. В среднем цикл от подачи заявки на возмещение до отправки чека составлял 28 дней - слишком долго, по словам Линды Диас, менеджера отдела расчетов с кредиторами и управления активами.

"Мы изучили основные области ведения учета с большим числом различных операций, обработка которых требовала значительного усовершенствования, - добавляет Диас. - Разумеется, возмещение расходов служащих стало основным кандидатом на такое усовершенствование. Буквально каждый в компании был затронут этим процессом".

В сущности, эта проблема заключалась в технологической инфраструктуре. "Мы не могли бы сказать, что в медлительности обработки виновато то или иное звено. Нам пришлось отойти назад и рассмотреть общую картину, - поясняет Диас. - Как только мы это сделали, то решили оставить только один способ возмещения расходов служащих - электронный отчет о расходах".

В новой системе служащие отправляют электронный отчет из любого места земного шара для возмещения расходов, совершенных в интересах бизнеса. В отчете по умолчанию заполняется большая часть обязательной информации, например, имя, центр затрат в компании, пункт проката автомобилей и отель, что освобождает служащих от необходимости набивать все данные. Умолчания не только упрощают ввод данных, но также сокращают время подачи заявки.

После создания электронный отчет автоматически направляется для утверждения, которое происходит на основе долларовой суммы, а не по решению менеджера центра затрат. Квитанции поступают в центральный отдел, занимающийся сканированием, где получается их цифровое изображение. Тем не менее, платеж возмещений не откладывается до получения квитанций и проводится после получения электронного подтверждения. Служащие могут указать в отчете, куда они хотели бы отнести свои расходы - на корпоративную кредитную карточку или на банковский счет. Электронный перевод платежа завершает процесс.

"Мы боролись за простоту и добились своего, - говорит Диас. - Я могу подать свой отчет сегодня днем, получить его подтверждение, а затем перенаправить сумму возмещения на мою кредитную карточку и провести платеж сегодня вечером". В настоящее время обработка такого отчета стоит финансовому отделу только 33 цента по сравнению с 3.50 долл. ранее.

В то же время, EDS может продолжать свой рост, но ей уже не придется нанимать новых людей, чтобы обрабатывать 280 000 возмещений - именно столько их будет, как ожидается, только в этом году. "Мы освободили сотрудников отдела расчетов с кредиторами от обработки счетов-фактур и отчетов о возмещении, и теперь они могут лучше сосредоточиться на контроле за целостностью всей системы", - утверждает Диас.

Стратегия Диас прекрасно укладывается в представления Гранта - сохранять силы до финишного рывка. "Мы старались сократить усилия, требуемые для совершения операции, но одновременно мы сокращаем время обработки, - говорит главный финансовый директор Грант. - Объединяя эти факторы, финансовый отдел может предоставлять более точную и более своевременную информацию для принятия деловых решений".

Русс Банхэм - независимый автор. Он живет в городе Миссоула, штат Монтана.