Как организовать проект внедрения

Опытно-промышленная эксплуатация

Цель опытно-промышленной эксплуатации - убедиться в том, что функциональность Системы полностью соответствует требованиям предприятия. Как правило, на этом этапе данные вводятся и в старую, и новую системы, из-за чего нагрузка на учетные службы, задействованные в Проекте, существенно возрастает.

В ходе опытно-промышленной эксплуатации:

• привычным образом и с помощью новой Системы получаются стандартные отчеты и проверяется идентичность их данных (в некоторых случаях возможно проведение специальных верификационных процедур);
• по отдельным участкам учета или управления Система может вводиться в промышленную эксплуатацию;
• документируются инструкции по ведению рабочих мест, корректируются должностные инструкции участников учетного процесса. Указанные инструкции должны позволять однозначно определить источник ввода неверных данных и по возможности исключать эту ситуацию (в частности, в них приводятся все варианты ввода и порядок применения стандартных справочников).

Ввод Системы в промышленную эксплуатацию

Реализация данного этапа обычно и означает успешное внедрение. Хотя и здесь бывают свои особенности. Известны случаи, когда ряд функциональных блоков так и не переводился в промышленную эксплуатацию. Обычно это происходило, если некачественно был осуществлен этап тестовых пусков и пилотных примеров подразделений, в результате чего критическое несоответствие возможностей Системы и бизнес-процессов предприятия выявлялось только на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Послепроектное обследование / промышленный аудит

Этот, в общем, логичный этап, позволяющий оценить результаты работы и квалифицированно "подвести черту" под Проектом, как ни удивительно, в России практически не известен. Кажется, единственная компания, которая традиционно включает его в состав Проекта - это СОКАП.

А теперь несколько шутливых тестов, которые позволят вам оценить готовность предприятия и вас самих к осуществлению Проекта.

Тест первый.

1. Знакомы ли вы с российским бухучетом - 2 балла
2. Знакомы ли вы с Международными стандартами бухучета (или с GAAP) - 3 балла
3. Знаете ли вы, что такое хозяйственная операция - 1 балл

Если вы набрали 3 или более баллов в этом тесте - у вас хорошие шансы.

Второй тест - ситуационный.

Предположим, что в середине марта, в разгар работы над годовым балансом, вам необходимо отвлечь главного бухгалтера на 1-2 дня для проведения работ по внедрению. Руководитель Проекта дает поручение главному бухгалтеру - его реакция:

1. Забывает о поручении, положив трубку телефона
2. После повторного напоминания идет жаловаться вышестоящему начальству
3. Выполняет немедленно

Гарантии, что Проект будет завершен успешно и вовремя, вы имеете только в третьем случае. Во втором - шанс есть, но скорее всего процесс затянется надолго.

И, наконец, третий тест. Если возникла необходимость установить правила отражения незавершенного производства в бухгалтерских регистрах вашего филиала в Урюпинске, вы:

1. Открываете фолиант корпоративных стандартов и читаете соответствующий параграф
2. После часовых поисков "тетя Маша" находит среди своих "памятных записок" подходящий листочек
3. Вы безуспешно пытаетесь дозвониться до главного бухгалтера филиала, а когда дозваниваетесь, выясняете, что "Марь Иванна" в отпуске и выйдет через неделю, если успеет убрать всю картошку

Понятно, что в последнем случае ваше положение незавидно, да и второй вариант вряд ли будет способствовать быстрому продвижению к цели, так как памятные листочки имеют склонность теряться в самый неподходящий момент. К тому же главбух может с тетей Машей не согласиться и начать искать свой листочек, а времени у него на это куда меньше, так что он может и не успеть до очередного баланса, ну а там уж, сами знаете, не до того.