Роль информационной технологии

После изучения этого блока Вы сможете:

• указать преимущества и недостатки использования компьютерной техники в управлении финансами;
• перечислить основные имеющиеся пакеты прикладного программного обеспечения и указать, как они могут использоваться в управлении финансами;
• обсуждать важность безопасности и контроля в компьютеризированных информационных системах.

В блоке 2 Вы видели, что одним из отделов, за которые отвечает финансовый директор, является отдел обработки данных. Когда Вы оцените степень, в которой управление финансами зависит от получения надежной информации от подразделений компании, Вы поймете, насколько важно для финансового директора контролировать информационную систему или, уж как минимум, достаточно хорошо разбираться в ее работе.

Хорошая система управленческой информации - это необходимое условие финансового здоровья компании. Здесь мы не обсуждаем построение компьютеризированных систем управленческой информации, но Вы должны обратить внимание на то, что не вся управленческая информация будет улучшаться при использовании компьютера и не вся информация, выдаваемая компьютером, должна рассматриваться как управленческая информация.

Мы видели, что в основе финансового планирования лежит надежный прогноз продаж и потенциальных возможностей рынка. Отсюда следует, что правильная обработка заказов на продажи, счетов-фактур на продажи, рекламаций клиентов и т.д. является центральной задачей хорошей системы управленческой информации.

При установке информационной системы финансовый директор должен сосредоточить свои усилия на выяснении информационных потребностей других управляющих. Это означает, что он (или его помощник) должен побеседовать с каждым отдельным управляющим о его информационных потребностях, а не просто решить, какая информация потребовалась бы ему самому, если бы он выполнял их обязанности. После того, как он узнал их информационные потребности, он может уделить внимание:

• спецификации данных, которые должны быть введены в систему, обращая внимание на то, что последующие изменения спецификации могут потребовать больших затрат времени и денег;
• созданию или покупке компьютерных программ, которые будут составлять отчеты, удобные для пользователя и привлекающие внимание последнего к самым важным моментам;
• созданию систем поддержки по запросу, которые будут помогать управляющим принимать решения.

В использовании компьютеров могут возникнуть проблемы, поэтому финансовый директор должен обеспечить обратную связь с пользователями системы, чтобы любые возможные трудности быстро преодолевались.

Какие характеристики компьютеров делают их полезными в управлении финансами?

К полезным характеристикам относятся:

• скорость;
• точность;
• дешевая вычислительная мощность;
• возможности хранения и поиска информации;
• возможности ввода и вывода информации;
• возможности передачи информации.

Снижающаяся стоимость компьютерных систем делает их эффективными по затратам даже для небольших одноразовых заказов. Правильно используемая и контролируемая компьютерная система может помочь финансовому директору обеспечить более высокий уровень обслуживания. На персональном уровне она может помочь ему более эффективно использовать свое рабочее время, так что он сможет сконцентрироваться на таких задачах, как долгосрочное планирование, требующее его личного внимания. Он обнаружит, что правильное использование компьютеров может углубить анализ ситуаций, позволив ему учесть большее количество факторов и воспользоваться статистическими и операционными методами, которые в противном случае были бы для него труднодоступными.

Достижения в области информационных технологий позволяют финансовому директору меньше внимания уделять повседневной отчетности. Благодаря способности компьютера хранить данные, обеспечивая быстрый доступ к ним, он может сосредоточиться на избирательных, заслуживающих внимания сводках для совета директоров. Они, возможно, с помощью терминалов в своих конторах, могут затребовать более детальный анализ информации, если того пожелают.