План внедрения: новое и забытое старое

Предпроектное обследование

В настоящее время предварительное обследование проводят почти все ИТ-компании (за исключением очень маленьких и неопытных). Группа консультантов исследует предприятие-клиент, собирает детальную информацию о его структуре и организации деятельности. Полученные данные систематизируются и анализируются.

С помощью специализированных средств (например BPWin) строится диаграмма бизнес-процессов (обычно - в нотации DFD), каждый из которых характеризуется объемным блоком информации:

• № и наименование процесса;
• № и наименование процесса верхнего уровня;
• №№ и наименования вложенных детальных процессов следующего уровня;
• текстовое описание процесса;
• перечень выходов процесса (документы, файлы, материальные ресурсы, являющие результатом выполнения процесса);
• события, инициирующие процесс;
• события, завершающие процесс;
• перечень функций процесса;
• перечень функций, контролирующих выполнение процесса;
• перечень входящих документов;
• перечень входящих материальных ресурсов;
• перечень исходящих документов;
• перечень исходящих материальных ресурсов;
• перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе;
• типы используемых систем автоматизации.

На основе исследований строятся модели "as is" (как есть) и "to be" (как должно быть). Реорганизация представляет собой переход от одной модели к другой и позволяет навести элементарный порядок в организации процессов.

В наиболее полном случае результатом предпроектного обследования являются следующие документы:

• схема бизнес-процессов "as is";
• схема бизнес-процессов "to be";
• бизнес-план реорганизации;
• краткосрочный план действий.

Как правило, руководство фирмы-заказчика требует также определить приблизительную продолжительность и стоимость проекта.

Предварительная переподготовка

Цель - объяснить высшему руководству, что представляет собой процесс внедрения. Важно преодолеть различия в понимании процесса разными категориями сотрудников. Руководители должны придти к единому видению результатов и необходимых ресурсов.

К сожалению, значение этого этапа часто недооценивается консалтинговыми и ИТ-компаниями, что создает ряд сложнейших проблем.

Руководителю предприятия следует понимать, что процесс обследования почти наверняка будет воспринят персоналом "в штыки". Во-первых, специалистам придется отвлекаться от работы, выполнение которой с них, тем не менее, будут требовать. Во-вторых, произойдет ломка межличностных отношений, которые подчас являются капиталом, результатом многолетних усилий сотрудников.

Пример из жизни:

- Петрович (зав. складом), отпусти "Кентавру" (покупатель). Я накладную попозже занесу, не хочу клиента заставлять ждать: берут много, платят налом.

- Нельзя.

- Да ты что? Всегда же так делали.

- А теперь шеф штрафует. Все - через компьютер.

- Во программеры Дармоеды очкастые. Работать не дают. Разогнать бы!

Действовать предлагается не "по понятиям", а по правилам. Для носителей российского менталитета это всегда тяжелое испытание ("Что я, сам не знаю, как лучше делать?").

Описывая рабочие процессы, сотрудники подсознательно представляют не то, что есть на самом деле, а то, что им хотелось бы видеть. И очень обижаются, когда им указывают на это. Многие воспринимают "дознание" такого рода как "подсиживание" и поиск недостатков.

Есть ряд других проблем, но на них мы не будем сейчас останавливаться.

Вышесказанного достаточно, чтобы понять: сколько-нибудь глобальные вмешательства в деятельность компании требуют работы психолога, который поможет создать в коллективе атмосферу максимально благоприятного отношения к исследованиям. Нередко такие функции приходится брать на себя руководителю проекта. Полезно проводить исторические параллели, рассказывая, например, о движении луддитов и прозрачно намекая, что люди, стоящие на пути прогресса, будут неизбежно размолоты жерновами истории.