Развитие предприятия

Совещания в неконфликтной структуре характеризуются примерно одинаковым прохождением информации в обе стороны между уровнями директора и начальников отделов. Выдерживается и необходимое качество коммуникации (кодирование информации > передача > декодирование). То же можно сказать об оперативках . Но поскольку эти процессы автономны, прохождение информации между уровнями директора и линейного персонала может быть практически нулевым, что полностью определяется начальниками отделов.

Документооборот в части приказов, распоряжений, рекомендаций обеспечивает прохождение информации вниз (документы могут принудительно доводиться до персонала) с потерями в качестве коммуникации (декодирование происходит с помощью переводчика того же начальника отдела) и без обратной связи.

Общее собрание повышает качество коммуникации (исключением переводчика) и дает ограниченную обратную связь (при благоприятных условиях поднимаются некоторые общие организационные вопросы).

Почтовая система связи (ящик для предложений плюс стенгазета, внутренняя электронная почта) разрешает прохождение информации вверх (преимущественно частные вопросы) и обеспечивает ограниченной обратной связью нижний уровень.

Включенное наблюдение направлено на уменьшение сдвига в информационном обмене совещаний и оперативок . В крупных структурах руководитель не имеет возможности уделять постоянное внимание каждой функциональной единице и сосредоточивается обычно на стратегических вопросах и общей координации. Однако можно ввести в систему его периодическое присутствие на отдельских планерках в качестве наблюдателя (максимум, что он должен там делать, отвечать на прямые вопросы, не вмешиваясь в управление).

Это стимулирует среднее звено к точной передаче информации как в показательных случаях, так и во всех остальных, поскольку кардинальные различия в интерпретации будут выявлены наблюдателем и персоналом. Расширить сферу включенного наблюдения можно приглашением на совещания высшего уровня рядовых сотрудников подразделений.

До внедрения изменений в информационном обмене руководителю необходимо учесть следующие факторы.

Во-первых, обратная связь от нижнего уровня к верхнему устойчива только в режиме постоянного диалога: оставшийся без ответа вопрос, заданный на собрании или по электронной почте, почти гарантирует отсутствие следующих. Формальные ответы или отписки ведут к тому же результату. Устанавливая подобную связь, следует обеспечить ее ресурсами временем руководителя для ее поддержания.

Во-вторых, улучшение информационного обмена необязательно идет на пользу фирме. На одном предприятии до выступления директора на собрании (чего он ранее не делал никогда) рядовой персонал считал ответственным за большинство неурядиц среднее звено ( царь хороший бояре плохие ). Прямая связь ослабила сглаживающие свойства привычных информационных каналов и снизила мотивацию персонала.

Насыщенный информационный обмен ориентирует предприятие во всех областях, в том числе приближает сконструированный имидж руководителя к реальному.